Règlement intérieur

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Réglements

Comptes rendus

Organisation de l’association

Concrètement

Les adhérents élisent lors de l’Assemblée Générale le responsable de leur activité et les membres du bureau.

Les responsables des activités gèrent bénévolement leurs propres activités avec une certaine autonomie. (L’association est à but non lucratif, sa gestion doit rester désintéressée même si elle peut être amenée à faire appel à des prestataires.)

Le bureau de l’association s’occupe de la coordination de toutes les activités :

Le ou la présidente gère l’organisation
Organise et préside les réunions.
Assure la bonne coordination des actions de l’association (le planning).
Assure le management de proximité en restant à l’écoute des besoins de toutes les activités.
Représente l’association auprès de la mairie et de la copropriété du Parc de Diane.
Fait les demandes de subventions.

Le ou la secrétaire gère la communication
Rédige les comptes rendus des réunions.
Envoie les courriels à tous les adhérents (infolettre & convocation).
Aide à la création des articles sur le site et des affiches des activités.
Envoie les articles à la mairie de Jouy-en-Josas (Forum des Associations & Agenda de Jouy).

Le ou la trésorière gère la comptabilité
Tient la comptabilité de chaque activité et gère le budget de l’association.
Récupère les chèques des inscriptions.
Rembourse les frais des activités et rémunère les profs.
Renouvèle l’assurance de l’association.

L’administrateur du site gère le site de l’association

Synthèse règlementaire

Adhérents de l’association

Les membres de l’association

doivent régler leur cotisation annuelle.

s’engagent à respecter les statuts ainsi que le règlement interne.

s’engagent à assister à l’Assemblée Générale
⇒ Les membres peuvent se faire représenter en cédant leur pouvoir à un autre membre.

L’Assemblée Générale ordinaire (AG)

convoque au début de l’année civile tous les membres de l’association
⇒ Envoie une convocation indiquant l’ordre du jour (min. 15 jours avant).
⇒ Possibilité d’ajouter un point à l’ordre du jour en informant le Secrétaire (min. 8 jours avant).

rend compte du rapport financier

renouvelle le Conseil d’Administration
⇒ Élection à bulletin secret des membres du CA pour 1 an.
⇒ Les responsables d’activité sont élus à la majorité.
⇒ Les membres du bureau sont élus à la majorité absolue des membres présents.

prend des décisions obligatoires pour tous
⇒ Les rapports du secrétaire et du Trésorier sont affichés et envoyés aux membres du Bureau et aux intervenants

Extrait des statuts de l’association

Le Conseil d’administration

Le Conseil d’Administration (CA)

se compose des membres du Bureau et des responsables de chaque activité

se réunit au minimum une fois par an

assure l’administration de l’association

prend les décisions par votes à main levée à la majorité relative
⇒ en cas de partage, la voix du Président est prépondérante

Extrait des statuts de l’association

Les responsables d’activité

doivent avoir au moins 16 ans et être membres de l’association

élu à bulletin secret par les adhérents participants à l’activité

font partie du Conseil d’Administration
⇒ assurent l’administration de l’association jusqu’à l’AG

Fonctions

assurent la coordination des actions pour le bon déroulement de leur activité et pour l’entretien du local (rangement et ménage).

traitent les demandes d’inscriptions et de renseignements pour leurs activités.

Sous la supervision du Secrétaire et de l’administrateur du site :

participent à la communication de leurs activités.
⇒ affiches, flyers, page web de leurs activité, infolettre, forum des associations, agenda de Jouy, etc..

autorisent la création ou la suppression d’un compte WordPress pour un adhérent et modèrent les publications sur le site de l’association.

Sous la supervision du Trésorier :

récupèrent les noms et règlements des participants de leurs activités et les transmettent au Trésorier.
⇒ Le Trésorier reçoit toutes sommes dues à l’association.

font le suivi des quantités des stocks, achètent le matériel nécessaire et rémunèrent les intervenants non bénévoles.
⇒ Le Trésorier effectue tous paiements.
⇒ Chaque activité doit tenir une comptabilité distincte et assurer son équilibre budgétaire.

Extrait du règlement intérieur

l’administrateur du site

chargé d’assurer les développements informatiques pour l’évolution ou la maintenance du site de l’association.

définit l’architecture et l’arborescence du site web

chargé d’assurer la sécurité du site, le référencement dans les moteurs de recherche, ainsi que le respect de la règlementation en vigueur.

Extrait du règlement intérieur

Les membres du bureau

Les membres du bureau

doivent êtres membres de l’association
⇒ ne sont pas dispensés du montant de la cotisation annuelle

font partie du Conseil d’Administration

se compose d’au moins un Président, un Secrétaire, un Trésorier
⇒ possibilité d’adjoints à chaque poste

Président

doit être majeur

représente l’association

convoque l’Assemblée Générale et le Conseil d’Administration

préside toutes les Assemblées

fait connaître à la Préfecture tous les changements survenus dans l’administration ou de direction de l’association

Secrétaire

doit avoir au moins 16 ans

chargé de tout ce qui concerne la correspondance, les archives et les écritures concernant le fonctionnement de l’association, excepté la comptabilité

rédige les comptes-rendus des réunions et les signe avec le Président

tient le « registre spécial des associations » qui comporte les modifications de statuts et tout changement intervenu au sein de l’association

Trésorier

doit être majeur

effectue tous paiements et reçoit sous la surveillance du Président toutes sommes dues à l’association

tient une comptabilité distincte pour chaque activité

présente le rapport financier lors de l’Assemblé Générale

gère le dossier « assurance »

Extrait des statuts de l’association